Per 1. januar 2026 blev erhvervsdrivende virksomheder omfattet af nye krav til digital bogføring i bogføringsloven. Det betyder, at bilag og regnskab skal opbevares og håndteres digitalt.

Hvad betyder digital bogføring for dig?

De nye krav til digital bogføring betyder, at du hverken skal modtage eller sende bilag og regnskabsmateriale på papir. Det skal alt sammen opbevares og håndteres digitalt.

Det gælder eksempelvis:

  • Fakturaer.
  • Salgsrapporter.
  • Kasserapporter.
  • Kontrakter.
  • Andre bilag, der hører til dit regnskab.

De små daglige papirstrimler fra kasseapparater må du gerne gemme for egen skyld, men salget skal være dokumenteret i digitale salgsrapporter. Du kan finde inspiration til en digital salgsrapport her på siden ved at klikke på det format, du bruger: LibreOffice Calc eller Microsoft Excel.

Du skal desuden lave en sikkerhedskopi af dit regnskabsmateriale ugentligt. Den skal opbevares et andet sted end der, hvor du opbevarer dit regnskabsmateriale.

Hvordan sendes regnskabsmateriale digitalt?

Du kan sende bilag og regnskabsmateriale via email til Mercuria. Du kan enten vedhæfte regnskabsmateriale til din email eller du kan medsende en henvisning til et sted, hvor Mercuria kan hente dit regnskabsmateriale.

Du skal dog være opmærksom på følgende krav til regnskabsmaterialet:

  • Regnskabsbilag skal være dannet digitalt, så de er letlæselige og fylder så lidt som muligt. De må ikke være fotograferet eller scannet fra papir.
  • Kontoudtog fra banker skal starte på den første dag og ende på den sidste dag i moms- eller regnskabsperioden. Ikke omvendt. Vær opmærksom på, at du skal sende det kontoudtog, som banken danner. Du skal ikke selv “printe” eller gemme oversigten som PDF, fordi den er anderledes formateret og kun har begrænsede oplysninger.
  • Regnskabsbilag skal være sorteret i samme rækkefølge som de forekommer på kontoudtoget fra banken. Mercuria kan ikke længere ordne og sortere bilag.
  • Der må ikke være bilag, der hører til en anden moms- eller regnskabssperiode.

Hvem har ansvaret for digital bogføring?

Det er virksomhedens ledelse, der har det fulde ansvar for, at de nye krav til digital bogføring bliver opfyldt. Det vil almindeligvis betyde, at du som indehaver af en erhvervsdrivende virksomhed er den, der har ansvaret. Ansvaret kan ikke overlades til din revisor, bogholder, advokat eller andre personer.

Skal der bruges et godkendt og registreret bogføringssystem?

Hvis din erhvervsdrivende virksomhed omsætter for mere end 300.000 kr. per år, så skal du bruge et godkendt og registreret bogføringssystem. Det betyder, at udgifter, indtægter og transaktioner i din virksomhed skal bogføres i et af de systemer, som er på Erhvervsstyrelsens fortegnelse over registrerede bogføringssystemer.

Valg af bogføringssystem afhænger af dig og din virksomheds behov. Det gælder også, hvis du har behov for udvidelser og tillægsydelser til systemet. Det kunne eksempelvis være automatisk import af transaktioner fra bank til bogføringssystemets kassekladde.

Mercuria er bekendt med godkendte og registrerede bogføringssystemer, som passer bedst til dig og din virksomhed. Mercuria opkræver udgifter til bogføringssystemet sammen med din faktura for bogføring.

Hvordan kan dokumenter gemmes digitalt som PDF-fil?

Det er en god idé allerede nu, at sikre dig, at du kan lave og gemme dokumenter digitalt som PDF-filer.

  • Du skal kende forskellen på en PDF-fil og en flere-sidet PDF-fil.
  • Du skal kunne bruge en PDF-samler, som du kan bruge på din computer eller mobiltelefon.
  • Du skal kunne sende en PDF-fil via email.
  • Hvis din PDF-fil fyldler mere end 20 MB, skal du kunne dele en henvisning et sted, hvor Mercuria kan hente den.
  • Du bør overveje, om du skal have professionel IT-assistance.

Hvad er PDF og flere-sidet PDF?

PDF er en forkortelse af Portable Document Format og er en digital dokumentstandard, der bruges til opbevaring og håndtering af dokumenter. PDF kan bruges på Android, Apple IOS, Microsoft Windows, Ubuntu Linux og mange andre operativsystemer. PDF kan også bruges i browsere, som Firefox. PDF kan have flere dokumenter i samme fil. Dette kaldes en flere-sidet PDF-fil. Du kan sammenligne en PDF-fil med en gammeldags bilagsmappe, der også kunne have flere dokumenter. Læs vores information om PDF.

Hvordan laves sikkerhedskopi af digitalt regnskab?

Du kan gøre det til rutine, at slutte en ekstern harddisk til din computer, hvor du har dit digitale bogholderi og regnskab på, og så kopiere mappen med dit digitale regnskab over på den eksterne harddisk. Du vil herefter have en sikkerhedskopi af dit digitale regnskab. Det er vigtigt, at du opbevarer din sikkerhedskopi på et andet sted end der, hvor du har dit regnskab.

  • Tænd din computer med dit regnskab på.
  • Tilslut din eksterne harddisk til din computer.
  • Kopier mappen med dine bilag og dit regnskab til din eksterne harddisk.
  • Når kopieringen er gennemført, kan du fortælle computeren, at du vil frakoble din eksterne harddisk.
  • Når computeren har bekræftet, at det er sikkert, at frakoble din eksterne harddisk, kan du gøre det.
  • Opbevar din eksterne harddisk og det medfølgende kabel sammen.

Vi har lavet en lille vejledning i sikkerhedskopiering af bilag og regnskab.

Hvor kan du læse mere?

Du kan læse mere om de nye krav til digital bogføring i bogføringsloven, herunder bekendtgørelse nr. 205 og 297.